راهنمای بررسی و مدیریت وضعیت سفارشات ووکامرس

اگه یه فروشگاه اینترنتی با وردپرس راه انداختی و داری از ووکامرس استفاده می‌کنی، حتماً تا حالا با بخش “وضعیت سفارشات ووکامرس” مواجه شدی. توی این مقاله از سایت رامون طالع قراره باهم ریز به ریز بررسی کنیم که این وضعیت‌ها چی هستن، چه کاربردی دارن و چطوری باید باهاشون کار کنی. پس اگه هنوز سردرگمی یا می‌خوای مطمئن شی که همه چیز رو درست مدیریت می‌کنی، حتماً تا آخر این مقاله با من همراه باش.

اصلاً وضعیت سفارشات ووکامرس یعنی چی؟

بذار از پایه شروع کنیم. وقتی یه مشتری از فروشگاهت خرید می‌کنه، اون سفارش وارد سیستم ووکامرس می‌شه و یه وضعیت مشخص براش تعریف می‌شه. این وضعیت مشخص می‌کنه که اون سفارش تو چه مرحله‌ایه. مثلا پرداخت شده یا نشده، محصول ارسال شده یا هنوز تو انبار مونده. این یعنی “وضعیت سفارشات ووکامرس”.

حالا چرا این مهمه؟ چون تو به عنوان صاحب فروشگاه باید بدونی که هر سفارشی تو چه وضعیتی قرار داره تا بتونی مدیریت درستی داشته باشی. مثلاً اگه یه سفارش هنوز پرداخت نشده، نباید محصول براش ارسال بشه. یا اگه سفارش لغو شده، نباید پیگیری بشه.

انواع وضعیت سفارشات ووکامرس و معنی هرکدوم

تا اینجای کار فهمیدیم که وضعیت سفارشات ووکامرس چیه، اما حالا بریم ببینیم دقیقاً چه نوع‌هایی از این وضعیت‌ها وجود دارن:

1. در انتظار پرداخت (Pending Payment)

یعنی مشتری سفارش رو ثبت کرده ولی هنوز پرداخت نکرده. تو این حالت سفارش هنوز قطعی نیست.

2. در حال انجام (Processing)

سفارش پرداخت شده ولی هنوز کامل نشده. مثلاً هنوز ارسال نشده یا نیاز به بسته‌بندی داره. این وضعیت خیلی مهمه چون بیشتر سفارش‌ها بعد از پرداخت به این وضعیت میان.

3. تکمیل شده (Completed)

یعنی سفارش کاملاً انجام شده و محصول تحویل داده شده. این بهترین حالت ممکنه!

4. در حال آماده‌سازی (On Hold)

این یعنی سفارش نگه داشته شده. شاید پرداخت تایید نشده یا مشکلی پیش اومده که باید بررسی بشه.

5. لغو شده (Cancelled)

سفارش به هر دلیلی لغو شده. ممکنه مشتری منصرف شده باشه یا پرداخت ناموفق بوده.

6. بازپرداخت شده (Refunded)

یعنی پول سفارش به مشتری برگشته. این حالت بیشتر وقتی پیش میاد که مشتری ناراضی باشه یا مشکلی پیش اومده باشه.

7. ناموفق (Failed)

سفارش به خاطر مشکل پرداختی مثل کارت نامعتبر یا خطای بانکی ناموفق شده.

حالا که با انواع وضعیت سفارشات ووکامرس آشنا شدی، بهتر می‌تونی بفهمی که هر سفارش دقیقاً تو چه وضعیتی قرار داره و باید چیکار کنی.

چطوری وضعیت سفارشات ووکامرس رو ببینیم و بررسی کنیم؟

حالا که انواع وضعیت سفارشات ووکامرس رو شناختی، وقتشه بریم ببینیم از کجا می‌تونی اونا رو تو پنل مدیریت وردپرس ببینی و پیگیری کنی.

خیلی ساده‌س. کافیه وارد پنل پیشخوان وردپرس بشی و از منوی کناری روی گزینه “ووکامرس” کلیک کنی. بعدش بخش “سفارشات” رو انتخاب کن. اینجا یه لیست از تمام سفارش‌ها رو می‌بینی که کنارشون وضعیت هر سفارش هم نوشته شده. رنگ‌ها هم کمک می‌کنن سریع متوجه شی وضعیتش چیه. مثلاً:

• سبز یعنی تکمیل شده
• آبی یعنی در حال انجام
• نارنجی یعنی در حال آماده‌سازی
• قرمز یعنی لغو شده یا ناموفق

و با کلیک روی هر سفارش می‌تونی جزئیات کاملش رو ببینی، مثل نام مشتری، محصولات خریداری‌شده، مبلغ سفارش، روش پرداخت و البته وضعیت سفارش ووکامرس اون سفارش.

تغییر وضعیت سفارشات ووکامرس چطوری انجام می‌شه؟

توی ووکامرس، ساده‌ترین راه برای تغییر دستی وضعیت سفارشات ووکامرس اینه که وارد بخش مدیریت سایت بشی و از منوی کنار وردپرس روی ووکامرس → سفارشات کلیک کنی. بعد هر سطری که سفارش مدنظرت هست رو پیدا کن و تو ستون اقدامات روی دکمه Change Status کلیک کن. تو پنجره‌ای که باز می‌شه، وضعیت جدید رو انتخاب کن، در صورت نیاز توضیح یا دلیل تغییر رو تو کادر Status Comment وارد کن و در نهایت اگه می‌خوای مشتری ایمیل دریافت کنه، تیک Notify Customer رو بزن و روی Change کلیک کن.

همچنین می‌تونی وارد صفحه ویرایش خود سفارش بشی؛ اونجا در باکس جزئیات سفارش از یک منوی کشویی وضعیت فعلی رو ببینی و به وضعیت دلخواه تغییر بدی. بعد از انتخاب وضعیت جدید، دکمه Save Order یا بروزرسانی رو بزن تا وضعیت سفارشات ووکامرس به‌روزرسانی بشه. این روش بهت امکان می‌ده توضیح کوتاه اضافه کنی و حتی تیک Notify Customer رو برای ارسال ایمیل به مشتری فعال یا غیرفعال کنی.

برای مواقعی که بخوای به‌صورت برنامه‌نویسی (مثلاً برای بروزرسانی دسته‌جمعی) وضعیت سفارشات ووکامرس رو تغییر بدی، می‌تونی از تابع update_status تو PHP استفاده کنی. به‌عنوان مثال:

phpCopyEdit$order = wc_get_order( $order_id );
$order->update_status( 'completed', 'سفارش ارسال شد' );

این کد سفارش مشخص‌شده رو به وضعیت تکمیل شده می‌بره و یک توضیح داخل بخش نت‌ها ثبت می‌کنه.

اگه دوست داری کنترل بیشتری روی وضعیت سفارشات ووکامرس داشته باشی یا ترتیب نمایش و رنگ‌بندی‌شون رو عوض کنی، می‌تونی از افزونه‌هایی مثل Custom Order Status for WooCommerce استفاده کنی. بعد از نصب این افزونه، به ووکامرس → تنظیمات → Custom Order Status برو؛ اونجا می‌تونی با دکمه Add New وضعیت جدید تعریف کنی، اسم، اسلاگ و رنگش رو مشخص کنی و حتی برای هرکدوم قوانین ایمیل دلخواه تنظیم کنی . برای اطمینان از اینکه وضعیت جدید واقعاً اضافه شده، وارد سفارش‌شده و از منوی کشویی وضعیت، تغییرات رو بررسی کن .

پیشنهاد می‌کنم همیشه قبل از تغییر وضعیت سفارشات ووکامرس، از صحت پرداخت و ارسال کالا مطمئن بشی؛ مخصوصاً وقتی پرداخت مشتری به‌صورت آفلاین (مثل کارت به کارت) بوده، اول فاکتور بانکی یا رسید پرداخت رو چک کن و بعد وضعیت رو از در انتظار پرداخت به پرداخت شده یا در حال انجام تغییر بده . علاوه بر این، بهتره برای ارسال ایمیل وضعیت از سرویس SMTP معتبر یا افزونه‌هایی مثل WP Mail SMTP استفاده کنی تا ایمیل‌ها به پوشه‌های اسپم نرن و مشتری به‌موقع از وضعیت سفارشات ووکامرس خودش باخبر بشه.

شخصی‌سازی وضعیت سفارشات ووکامرس

وقتی پله بعدی حرفه‌ای‌شدن فروشگاهت رو می‌خواهی برداری، اضافه‌کردن وضعیت‌های دلخواه به «وضعیت سفارشات ووکامرس» خیلی کمک می‌کنه تا جریان کاری‌ات دقیق‌تر و مرتب‌تر پیش بره . علاوه بر این، با افزونه WooCommerce Order Status Manager می‌تونی وضعیت‌های جدیدی مثل «در انتظار تأیید تلفنی» یا «در صف ارسال» بسازی و اون‌ها رو کاملاً به مراحل پرداخت و ارسال متصل کنی . برای مثال، وقتی سفارش‌هاتو وارد این افزونه می‌کنی، می‌تونی برای هر وضعیت آیکن اختصاصی انتخاب کنی تا به‌جای متن، شکلکِ وضعیت سفارشات ووکامرس نمایش داده بشه و دیدت نسبت به پروسه سریع‌تر بشه .

در گام بعدی، پلاگین Custom Order Status for WooCommerce بهت امکان می‌ده وضعیت‌هایی تعریف کنی که دقیقاً با نیاز پرداخت یا ارسال تو سازگار باشن، مثلاً وضعیت «تأیید شده ولی بسته‌بندی نشده» یا «در حال هماهنگی با انبار» . سپس می‌تونی برای هر کدوم قوانینی تعیین کنی؛ یعنی وقتی وضعیت از «پرداخت شده» به وضعیت اختصاصی تو تغییر می‌کنه، به‌طور اتوماتیک ایمیل یا اعلان مخصوص براش ارسال بشه و با این کار ارتباط شفاف با مشتری برقرار بشه .

همچنین می‌تونی ترتیب نمایش وضعیت‌ها رو با کشیدن و رها کردن (drag & drop) تغییر بدی تا ستون وضعیت سفارشات ووکامرس مرتب‌تر و مطابق اولویت‌های کاری‌ات باشه . در نهایت، افزونه‌ها بهت اجازه می‌دن وضعیت‌های قبلی رو پاک یا ادغام کنی بدون اینکه اطلاعات سفارشات ووکامرس از بین بره؛ به همین خاطر حتی با وجود افزایش تعداد وضعیت‌ها، همیشه می‌تونی بی‌دردسر مدیریتشون کنی .

در کنار این‌ها، قابلیت افزودن ایمیل‌ جدید برای هر وضعیت سفارشی، فروشگاهتو وارد سطح بعدی می‌کنه چون می‌تونی متنی اختصاصی برای هر تغییر وضعیت بنویسی و با شورت‌کدهای ووکامرس مثل {order_number} و {status_to} محتوا رو پویا کنی . علاوه بر این، بعضی از افزونه‌ها مثل ShopMagic بهت اجازه می‌دن شرایط پیشرفته‌تری مثل ارسال ایمیل هنگام انتخاب روش حمل‌ونقل خاص تعریف کنی تا مشتری‌ها دقیقاً بدونن وضعیت سفارشات ووکامرس‌شون چیه.

در نهایت، این شخصی‌سازی پیشرفته نه تنها به نظم بهتر «وضعیت سفارشات ووکامرس» کمک می‌کنه، بلکه باعث می‌شه تجربه کاربران حرفه‌ای‌تر به‌نظر برسه و فرایندهای داخلی تیم فروش و پشتیبانی تمیزتر و خودکارتر بشن . با این کار، مشتری از لحظه خرید تا تحویل کامل سفارش در جریان هست و درصد خطا در مدیریت سفارشات ووکامرس به حداقل می‌رسه .

اطلاع‌رسانی وضعیت سفارشات ووکامرس به مشتری

یکی از مهم‌ترین قابلیت‌های ووکامرس این است که به‌صورت خودکار برای مشتری هنگام تغییر وضعیت سفارشات ووکامرس ایمیل ارسال می‌کند، به‌طوری که مشتری دقیقاً می‌داند سفارشش در چه مرحله‌ای قرار دارد . برای مثال، ایمیل «Processing Order» بعد از تأیید پرداخت ارسال می‌شود و پیش از ارسال محصول در این مرحله مشتری را مطلع نگه می‌دارد و سپس ایمیل «Completed Order» پس از ارسال کالا و تکمیل سفارش به دست او می‌رسد . همچنین ایمیل «Failed Order» در صورت ناموفق‌بودن پرداخت، خطای دقیق را به مشتری اطلاع می‌دهد و پیشنهاد می‌کند روش پرداخت دیگری را امتحان کند تا وضعیت سفارشات ووکامرس به درستی پیش برود.

علاوه بر این، می‌توانید قالب و محتوای این ایمیل‌ها را در مسیر ووکامرس ← تنظیمات ← ایمیل‌ها ویرایش کنید و متن دلخواه‌تان را به‌همراه نام برند و سرصفحه اختصاصی وارد نمایید تا تجربه مشتری جذاب‌تر شود. برای مدیریت پیشرفته‌تر وضعیت سفارشات ووکامرس نیز می‌توانید از افزونه‌هایی مثل WooCommerce Order Status Manager یا ShopMagic بهره ببرید تا برای هر وضعیت سفارشی ایمیل‌های سفارشی متنوع با محتوای کاملاً اختصاصی تعریف کنید . با این حال، ممکن است ایمیل‌های خودکار ووکامرس به پوشه اسپم بروند؛ بنابراین بهتر است از سرویس SMTP معتبر یا افزونه‌هایی مثل WP Mail SMTP استفاده کنید تا از تحویل صحیح و به‌موقع ایمیل‌ها مطمئن شوید و وضعیت سفارشات ووکامرس شما بدون اختلال به دست مشتری برسد .

در نهایت، اطلاع‌رسانی وضعیت سفارشات ووکامرس باعث می‌شود مشتری در تمام مراحل خریدش مشارکت داشته باشد و حس اعتماد و رضایت او افزایش پیدا کند، به‌طوری که نرخ بازگشت مشتریان شما به‌طور محسوسی بالا می‌رود. یادتان باشد که با استفاده از کوتاه‌کدهای ووکامرس مثل {order_number}، {status_to} و {customer_name} می‌توانید اطلاعات پویا و به‌روز را در متن ایمیل درج کنید و پیام‌های حرفه‌ای‌تری ارسال نمایید .

اگر خواستید ایمیل‌های اطلاع‌رسانی وضعیت سفارشات ووکامرس را برای چند دریافت‌کننده ارسال کنید، افزونه WooCommerce Multiple Email Recipients به شما این امکان را می‌دهد تا به‌راحتی چند آدرس ایمیل اضافه کنید و هر تغییر وضعیت را برای تیم پشتیبانی یا انبار هم ارسال نمایید. برای اطمینان از ارسال صحیح ایمیل‌ها نیز می‌توانید لاگ‌های ووکامرس و سرور ایمیل را بررسی کرده و در صورت بروز مشکل از ابزارهای عیب‌یابی ایمیل ووکامرس کمک بگیرید .

نکات نهایی و تجربه‌های کاربردی درباره وضعیت سفارشات ووکامرس

حالا که حسابی با وضعیت سفارشات ووکامرس آشنا شدی، چند تا نکته مهم و کاربردی هم بهت بگم:

• همیشه قبل از تغییر وضعیت یه سفارش، از صحت اطلاعات مطمئن شو.
• برای سفارش‌هایی که کارت به کارت شدن، اول مبلغ رو تو حساب چک کن.
• از رنگ‌ها و فیلترهای صفحه سفارشات استفاده کن تا سریع‌تر بتونی سفارش‌های خاص رو پیدا کنی.
• اگه سفارش مشکوک دیدی، قبل از هر کاری با مشتری تماس بگیر.
• حتماً یه سری تست برای ایمیل‌های وضعیت‌ها انجام بده تا مطمئن شی درست ارسال می‌شن.

نتیجه‌گیری جامع

خب رفقا، این بود همه وضعیت سفارشات ووکامرس که باید بلد باشید تا فروشگاه‌تون میلی‌متری هم لنگ نمونه. یادتون باشه:

1. وضعیت‌ها رو دقیق چک کنید: اشتباه تغییر دادن وضعیت یعنی دردسر از دست رفتن اعتماد مشتری.
2. دنبال‌کردن پیش‌نویس‌ها: با فیلتر Draft همیشه بررسی کنید تا سفارش‌های ناتمام یادتون نره.
3. مدیریت ناموفق‌ها: لینک پرداخت مجدد بدید و مشتری رو راهنمایی کنید.
4. سفارشتون رو شخصی‌سازی کنید: با افزونه‌ها می‌تونید وضعیت جدید بسازید و ایمیل اختصاصی بدید.
5. ایمیل‌مارکتینگ وضعیت‌ها: متن ایمیل‌‌ها رو جذاب کنید تا مشتری با سفارشش در جریان بمونه.

با رعایت این نکات، می‌تونید تجربه خرید بی‌نقصی به مشتری‌هاتون بدهید و فروشگاه حرفه‌ای‌تری داشته باشید. هر موقع لازم بود، ابزارها و افزونه‌های رسمی ووکامرس رو چک کنید تا بهترین تنظیمات رو داشته باشید. به‌هرحال، «وضعیت سفارشات ووکامرس» یکی از ستون‌های اصلی کسب‌وکار آنلاین شماست؛ پس وقت بذارید و اصولی پیش برید تا رشد کسب‌وکار رو لمس کنید.

چطور می‌تونم مطمئن شم سفارش از «پرداخت شده» به «تکمیل شده» درست تغییر کرده؟

برای این کار تو پنل وردپرس از منوی ووکامرس، بخش «سفارشات» رو باز کن. ستون وضعیت رنگ‌بندی داره و با کلیک روی سفارش، می‌تونی وضعیت فعلی رو ببینی و با انتخاب «تکمیل شده» و کلیک روی بروز رسانی، تغییرش بدی. هیچ‌وقت فراموش نکن که قبلش بسته‌بندی و ارسال رو کامل انجام بدی تا مشتری ناامید نشه .

میشه وضعیت‌های جدید تعریف کنم؟

بله! با افزونه‌هایی مثل WooCommerce Order Status Manager می‌تونید وضعیت دلخواه بسازید، اسم و رنگش رو تعیین کنید و حتی قوانین ایمیل براش بنویسید .

اگر سفارش رفته تو «ناموفق»، چه‌کار کنم؟

اول باید دلیل ناموفق بودن رو چک کنید؛ ممکنه کارت مشتری مشکل داشته باشه. بعد بهش لینک پرداخت مجدد بدید یا از روش پرداخت دیگه‌ای استفاده کنید. برای حل‌وفصل بیشتر، مستندات «رفع خطای ناموفق» ووکامرس رو ببینید .

آیا مشتری از تغییر وضعیت خبردار می‌شه؟

بله، ووکامرس به‌صورت پیش‌فرض ایمیل وضعیت سفارش می‌فرسته. متن و قالب این ایمیل‌ها رو می‌تونید تو «ووکامرس ← پیکربندی ← ایمیل‌ها» ویرایش کنید تا کاملاً مطابق برندتون بشه .

بهترین روش برای دنبال کردن سفارش‌های «پیش‌نویس» چیه؟

از فیلترهای بالای صفحه «سفارشات» استفاده کنید و تب Draft رو انتخاب کنید. اینطوری همه سفارش‌های نهایی‌نشده رو فقط تو همون تب می‌بینید و می‌تونید سریع‌تر پیگیریشون کنید .